La profession notariale à l’ère du numérique
La Chambre des notaires lance son programme de transformation numérique Émergence, qui révolutionnera la pratique notariale et renforcera la protection des citoyens.
En 2013, la tragédie de Lac-Mégantic a touché 12 greffes de notaires, détruisant près de 100 000 actes notariés dans l’incendie qui a fait rage. En 2015, on dénombrait 2 373 greffes représentant plus de 11 millions d’actes conservés aux greffes de la Cour supérieure du Québec répartis dans 37 districts judiciaires1.
De récentes inondations survenues dans certains palais de justice ont affecté des actes notariés qui y étaient conservés.
Ces événements mettent en lumière l’importance pour la profession notariale d’adapter ses pratiques aux nouvelles réalités. C’est dans cette optique que la Chambre des notaires déploie son programme stratégique de transformation numérique, appelé Émergence, ayant comme objectif principal la réception et la conservation des actes notariés sur support numérique.
Émergence
Le programme Émergence vise à moderniser la pratique notariale tout en augmentant le niveau de sécurité en cas de sinistre. Outre la dématérialisation des actes authentiques et la voûte pour les conserver, Émergence entraîne notamment :
• des modifications au cadre législatif et réglementaire;
• des normes et des standards de sécurité renforcés;
• la modernisation des registres des dispositions testamentaires et des mandats;
• une offre de services élargie pour le public.
Un programme de transformation au bénéfice de tous
Émergence offrira une valeur ajoutée importante aux services juridiques essentiels pour l’accès à la justice.
Le citoyen pourra bénéficier d’une protection accrue de son patrimoine grâce à la conservation des actes notariés authentiques sur support numérique. La dématérialisation de ces actes permettra un repérage plus efficace et plus rapide, facilitant ainsi la délivrance de copies. Émergence offrira également au citoyen un accès en ligne à son dossier personnel, en plus de faciliter et de sécuriser les échanges d’information et de documents avec son notaire.
Le gouvernement pourra bénéficier d’économies potentiellement substantielles puisque Émergence offrira une façon de freiner le recours aux archives de la Cour supérieure pour le dépôt des greffes des notaires qui cessent d’exercer. Le nombre d’actes déposés ne cesse d’augmenter avec une croissance annuelle de plus de 8 %.
La Chambre des notaires est persuadée que la mise en application des mesures proposées par Émergence permettra de mieux répondre aux besoins du public, tout en améliorant l’ensemble des processus notariaux. Le programme sera réalisé avec toute la rigueur juridique requise pour assurer la protection du public. La sécurité et la confidentialité des informations s’en trouveront renforcées, pour une plus grande paix d’esprit du public, de l’État et de ses représentants.
La Cour supérieure du Québec en chiffres
Plus de 11 000 000 d’actes notariés répartis dans 37 districts judiciaires [1]
Augmentation moyenne du nombre d’actes déposés de 8 % par année
[1] Source : Tableau de l’Ordre
